qRFQ – Walka o kwalifikowany biznes w obecnych realiach

Czym jest qRFQ?

Qualified Requests For Quotation – czyli rzeczywiste, precyzyjnie dopasowane zapytania ofertowe, które trafiają do dostawców mających realne szanse na spełnienie oczekiwań klienta.

Nowe realia gospodarcze – adaptacja czy eliminacja?

Obecne spowolnienie gospodarcze – malejący wolumen, spadająca rentowność, redukcja zapotrzebowania – zmienia reguły gry. Popyt i podaż, które przez dekady funkcjonowały w harmonii, dziś dążą do nowej równowagi, jednak nie w sposób stopniowy, lecz poprzez gwałtowny, wykładniczy spadek popytu.

W efekcie dostawcy eliminują się nawzajem, redukują zasoby, optymalizują koszty i podążają w kierunku zwiększonej produktywności. W rozmowach handlowych coraz częściej słychać:

🗣️ „Jest Pan czterdziestym przedstawicielem w tym tygodniu – coś się dzieje w waszej branży?”

Kwalifikacja klientów – klucz do skutecznej sprzedaży

Na przestrzeni ostatnich lat zarządzanie sprzedażą zdominowało pojęcie „kwalifikacja klienta” – czyli proces oceny, czy dany klient faktycznie pasuje do naszego portfolio i czy my jesteśmy w stanie dostarczyć mu wartość.

W teorii mogłoby się wydawać, że jeśli działamy w danym segmencie rynku, to cały ten segment jest naszym potencjalnym obszarem działania.

W rzeczywistości jednak, gdy dochodzi do faktycznych rozmów handlowych, gdy sprawy zaczynają przybierać już bieg formalny, gdzie przychodzi RFQ/RFP na maila i trzeba opracować sformalizowaną kalkulację i obwarowania umowy okazuje się, że realnie dostępna część rynku jest zaskakująco mała. Nie ma znaczenia, czy sprzedajesz usługi kurierskie, środki czystości, drukarki czy oprogramowanie – na pierwszy rzut oka wydaje się, że wszyscy ich potrzebują, ale w praktyce… niekoniecznie.

Myślimy mocno o wykonaniu pierwszych kroków a nie o dojściu do finalnego celu. Chcemy zaczynać ogrom rzeczy a nie doprowadzić kilku do końca. Żyjemy w biznesowej naiwności. Czym to skutkuje? Tym, że nic nie doprowadzamy do końca. Wypalamy się. Tracimy nadzieję, siły i pieniądze.

Nowa era optymalizacji – lata 2025-2030

Przedsiębiorstwa coraz bardziej koncentrują się na redukcji kosztów, upraszczaniu procesów i eliminowaniu zbędnych ogniw w łańcuchu wartości. Efektywność nie jest już tylko celem – stała się warunkiem przetrwania. Firmy, które nie optymalizują działań, stopniowo tracą konkurencyjność i wypadają z rynku.

🔹 Koszty? Muszą być niższe. Stąd szeroki sourcing i presje na działach zakupu.
🔹 Decyzje? Szybsze i trafniejsze. Management musi dokonywać zmian.
🔹 Procesy? Bez zbędnych opóźnień i marnotrawstwa. Bez wszechstronnej analizy i doskonalenia workflow po prostu zginiesz.

Maksymalizacja efektywności to dominujący trend nadchodzących lat. Firmy inwestują w automatyzację, analitykę danych, precyzyjną selekcję dostawców i klientów. A, w tym wszystkim pojawia się AI, które już doskonale adaptuje się sukcesywnie nawet w MŚP. Te firmy, które już przeszły tę transformację, rozwijają się szybciej i osiągają lepsze wyniki.

Co to oznacza dla Ciebie? Jeśli Twoja konkurencja już to wdrożyła lub po cichu nad tym pracuje, a Ty nie – masz coraz mniej czasu na działanie. Za kilka lat możesz nie mieć na rynku miejsca, jeśli nie dopasujesz się do nowej rzeczywistości. Po prostu będzie już za późno.

Dlaczego kwalifikacja klientów jest niezbędna?

W dzisiejszych realiach rynkowych, gdzie każda decyzja zakupowa jest skrupulatnie analizowana, a przedsiębiorstwa szukają jak największej efektywności kosztowej i operacyjnej, kwalifikacja klientów przestaje być opcjonalnym krokiem – staje się koniecznością.

Działy zakupów i osoby decyzyjne oczekują precyzyjnej wartości. Chcą wiedzieć, jak Twoja oferta wpływa na ich wyniki, gdzie dostarcza oszczędności lub zwiększa efektywność. Jeśli nie odpowiesz na te pytania, Twoja strategia sprzedażowa będzie nieefektywna, co grozi poważnymi konsekwencjami:

❌ Brak sprecyzowanej oferty – jeśli nie umiesz jasno określić, co oferujesz i w jaki sposób klient na tym skorzysta, Twoja oferta nie zostanie nawet wzięta pod uwagę.

❌ Brak jasnych argumentów wartości dla klienta – jeśli Twoje propozycje wartości są ogólnikowe, klient wybierze tańszego dostawcę lub tego, który przedstawi mu konkretną korzyść biznesową.

❌ Nieumiejętne wykorzystanie kanałów handlowych i marketingowych – docieranie do klientów z niewłaściwym komunikatem lub w niewłaściwy sposób oznacza stracone szanse i spalone leady.

❌ Nieokreślenie własnych wyróżników – jeśli nie wiesz, czym Twoja oferta różni się od konkurencji, klient nie widzi powodu do zmiany dostawcy.

❌ Przepalone dziesiątki godzin na aktywności handlowe – dzwonienie, spotkania, follow-upy… wszystko to generuje koszty. Jeśli Twoi handlowcy skupiają się na złych klientach, biznes traci pieniądze.

❌ Niewydolne procesy handlowe – bez klarownej strategii i skutecznego procesu sprzedaży, Twoja organizacja działa chaotycznie i nie osiąga oczekiwanych wyników.

❌ Permanentne rekrutacje handlowców – jeśli handlowcy odchodzą, bo nie mają wyników i frustruje ich brak sprzedaży, problemem nie są oni – problemem jest Twój proces kwalifikacji klientów.

❌ Stagnacja w poszukiwaniu nowych metod docierania do klientów – brak ciągłego doskonalenia oznacza, że konkurencja Cię wyprzedzi i wyeliminuje z rynku.

Skuteczność handlowa – 1% to już sukces

W książce „NIE, NIE, NIE, TAK” opisuję, jak dzisiejsza sprzedaż B2B stała się grą o promile skuteczności. Uzyskanie 1% skuteczności od pierwszego kontaktu do finalnej transakcji to już osiągnięcie. Pomimo dobrej segmentacji, setek calli tygodniowo i dostarczania rzeczywistej wartości, nasza skuteczność w firmie często mieści się w promilach.

A brutalna i urealniona rzeczywistość wygląda obecnie tak …

Cold calling w sprzedaży B2B

• Wskaźniki konwersji dla cold calli w B2B w Europie wynoszą średnio 1-3%, a w niektórych branżach, takich jak usługi finansowe i IT, spadają nawet do 0,5%.
• Dane pokazują, że skuteczność cold calli spadła w ostatnich latach ze względu na przeładowanie informacyjne i automatyzację procesów zakupowych.

E-mail marketing w B2B

• Średni wskaźnik otwarć e-maili w sektorze B2B wynosi 15-25%, ale wskaźnik odpowiedzi często jest poniżej 5%, a realna konwersja na sprzedaż to zaledwie 0,5-1%.
• Większość odbiorców e-maili nie reaguje na pierwsze wiadomości, co wymaga wielokrotnego follow-upu i personalizacji przekazu.

LinkedIn Outreach i Social Selling

• Wskaźnik akceptacji zaproszeń do sieci w LinkedIn wynosi średnio 20-30%, ale konwersja na rzeczywiste rozmowy handlowe to jedynie 1-2%.
• Nawet po nawiązaniu relacji skuteczność zamknięcia sprzedaży rzadko przekracza 0,5-1%.

Procesy przetargowe w B2B

• Firmy uczestniczące w przetargach mają średnią skuteczność wygranej 5-10%, ale jeśli weźmiemy pod uwagę liczbę wszystkich ofert wysyłanych w roku, może to być poniżej 1%.
• Długie cykle decyzyjne, formalne procedury oraz presja na redukcję kosztów obniżają skuteczność sprzedaży.

SaaS i sprzedaż technologii B2B

• W branży oprogramowania B2B średnia konwersja od pierwszego kontaktu do zamknięcia transakcji wynosi około 1%.
• Proces sprzedaży często trwa 3-6 miesięcy, a nawet więcej w przypadku dużych kontraktów, co sprawia, że firmy muszą inwestować znaczną ilość zasobów w nurturing leadów.

Wszystkie te dane potwierdzają, że B2B to nie sprint, lecz maraton, a osiągnięcie 1% skuteczności to nie porażka, a rzeczywistość rynkowa, do której trzeba dostosować strategię sprzedażową.

Nie wierzysz tym danym? Spójrz na swoje statystyki w firmie. Po prostu. Spójrz na swoje dane wewnątrz firmy. One potwierdzą Tobie z jaką rzeczywistością masz do czynienia.

Co wpływa na niską skuteczność?

Kondycja i strategie przeżycia przedsiębiorstw w kraju i Europie – Firmy zmieniają modele biznesowe, redukują liczbę dostawców, wydłużają procesy decyzyjne i testują nowe rozwiązania optymalizacyjne. Przedsiębiorstwa działają bardziej zachowawczo, często odwlekając decyzje o nowych kontraktach, by unikać zbędnego ryzyka.

Silne presje kosztowe w negocjacjach zakupowych – Zakupy w firmach stają się coraz bardziej agresywne, a dostawcy muszą oferować coraz niższe ceny, jednocześnie zachowując wysoką jakość usług. Działy zakupów nie są już jedynie partnerami, ale często narzędziami do optymalizacji kosztowej, wywierającymi olbrzymią presję na dostawców.

Zdolności zarządzania operacjami handlowymi i synergia z innymi działami w firmie – Brak spójności między zespołami sprzedażowymi, marketingowymi i operacyjnymi prowadzi do marnowania zasobów i utraty potencjalnych szans biznesowych. Firmy, które nie integrują swoich procesów, działają mniej efektywnie i trudniej im konkurować.

Lojalność klientów wobec dotychczasowych dostawców – Relacje biznesowe i długoterminowe umowy są obecnie mocnym fundamentem strategii zakupowych. Klienci wolą utrzymać status quo niż eksperymentować z nowymi dostawcami, obawiając się ryzyka, problemów operacyjnych czy niepewności związanej ze zmianą partnera biznesowego.

Rośnie znaczenie analityki danych i automatyzacji – Firmy coraz częściej bazują na precyzyjnych analizach i systemach CRM do podejmowania decyzji zakupowych. Jeśli sprzedawca nie potrafi przedstawić twardych danych o wartości oferty, traci na starcie. Intuicyjna sprzedaż odchodzi w przeszłość, a liczą się dowody efektywności, ROI i analizy kosztów.

Długie cykle sprzedażowe i ograniczone budżety – Im większa firma, tym trudniej przeforsować zmianę dostawcy. Decyzje wymagają zgody wielu osób, a wydłużone procesy akceptacji ofert prowadzą do długich cykli sprzedażowych, które mogą trwać miesiące, a nawet lata.

Mimo wszystko, cenię sobie rozmowy z przedsiębiorcami, którzy kierują się wartościami i podejmują świadome decyzje biznesowe. Nawet jeśli nie dochodzi do sprzedaży, doceniam, gdy klient podejmuje przemyślane decyzje oparte na rzeczywistej analizie wartości, a nie tylko na cięciu kosztów. Tacy klienci to fundament zdrowego rynku, bo nie działają pod wpływem chwilowych trendów czy paniki, ale budują strategiczne partnerstwa na długie lata.

Co w tej sytuacji możesz zrobić jako sprzedawca? Skup się na wartości, personalizuj ofertę, dostarczaj dowody na skuteczność i przestań tracić czas na firmy, które nie są gotowe na współpracę.

#NoIllusions – selekcja, precyzja, skuteczność vs #SkyIsTheLimit – ślepa wiara w przypadkowe leady? Twoja strategia musi ewoluować – w przeciwnym razie rynek zdecyduje za Ciebie.

Zdroworozsądkowe podejście do handlu i procesów w Twojej firmie

Zastanów się, co jest bardziej wartościowe:

• 500 firm, które potencjalnie mogą mieć zapotrzebowanie na Twoje usługi.
• 50 firm, które rzeczywiście tego potrzebują i spełniają Twoje kryteria.

To nie jest wybór między większą a mniejszą bazą klientów – to wybór między realnym biznesem a stratą czasu.

Podsumowanie – którą drogą podążasz?

Zmiana podejścia do kwalifikacji klientów wymaga przeprojektowania oferty, dostosowania procesów handlowych i udoskonalenia kanałów docierania do decydentów.

#NoIllusions – selekcja, precyzja, skuteczność.

---